Participation : comment préparer une réunion du conseil de la vie sociale ?

Les conseils de la vie sociale ont pour vocation de porter la voix des résidents d’Ehpad. Dans cette optique, ils sont composés a minima de :

• deux représentants des personnes accueillies ou prises en charge,
• s’il y a lieu, un représentant des familles ou des représentants légaux,
• un représentant du personnel,
• un représentant de l’organisme gestionnaire.

Lors de leurs réunions, les membres du CVS délibèrent de façon démocratique dans le but de donner l’avis du CVS et d’émettre des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l’établissement ou du service.

L’ordre du jour doit être communiqué au plus tard huit jours avant la réunion.

La communication, justement, est souvent un point qui pose problème aux membres des conseils de la vie sociale. Comment informer l’ensemble des résidents et de leur famille de la vie du CVS ?

« Cette question revient fréquemment », confirme Mathilde Capoulade, qui dispense des formations gratuites à destination des membres des CVS de sa région.

« Pour une communication efficace, il n’y a pas de recette magique. L’idéal étant de cumuler les actions », poursuit-elle.

Elle conseille ainsi :

• de créer une adresse mail unique pour le CVS afin de simplifier les échanges,
• de mettre les comptes-rendus des précédents CVS à disposition dans un classeur à l’accueil,
• de demander à bénéficier d’un panneau d’affichage dédié,
• de proposer une boîte à idées,
• d’organiser plusieurs temps dans l’année pour réexpliquer ce qu’est le CVS, si possible lors d’événements organisés par l’établissement,
• de lire les comptes-rendus aux résidents collectivement, lors des séances de lecture de presse par exemple.
  

Ces canaux de communication peuvent servir à recueillir les suggestions et les remarques des résidents et de leurs familles, qui serviront à construire les ordres du jour.

Pour qu’ils reflètent le plus fidèlement possible les demandes et les propositions de chacun, l’interCVS recommande également aux membres du CVS de « voir, écouter, entendre... les résidents, les familles, les personnels » entre chaque conseil.

Autres recommandations de l’interCVS 91, organiser des réunions de préparation du conseil : entre élus du CVS, mais également avec les familles.

L’occasion de formuler collectivement les demandes, les propositions, de traduire les suggestions individuelles en sujets collectifs.

Il conseille aussi d’établir « un ordre du jour précis d’explication sur le « qui fait quoi », le fonctionnement de l’établissement et la bientraitance, des questions, demandes, propositions hiérarchisées par ordre d’importance et par thème ».